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      東方網力:全生命周期大協同,讓管理輕起來
      時間:2016-11-30新聞來源:致遠軟件官網瀏覽量:5319

      “一個月可能有上百號人需要招聘、試用,這就是我們的現狀?!?

      這是東方網力科技有限公司(以下簡稱“東方網力”)高級項目經理何彬對面臨的現狀的寫實描述。一家企業正在高速擴張發展,隨之而來的自然是包括人員在內的管理內容的膨脹。

      截至2016年10月,東方網力旗下已經有22個辦事處4個研發中心,另外還有十幾家控股公司,隨著公司進軍人工智能、智能交通等領域,2015年開始東方網力持續并購了多家公司。這樣的背景下,何彬和他的團隊對于管理系統的改造迫在眉睫。

      東方網力科技股份有限公司何彬

      “協同+”從人開始

      2000年9月成立的東方網力核心是做視頻技術,目前已經是國內頂尖的視頻大數據整體解決方案提供商,在世博會、奧運會這樣的大型活動和賽事中,都能看到東方網力的視頻監控產品。

      不難看到,這是一家軟件公司,而軟件公司最核心的競爭力之一就是人才。

      集團化建制的企業下轄多個分公司、控股公司,多個項目可能兼顧分公司和控股公司的協作,大量的人員、項目管理需求和難點讓何彬在選擇協同管理平臺的時候在多家產品之間躊躇了許久。

      “我們考慮到實際需求,發現致遠軟件的業務生成器能夠快速的搭建起靈活的項目管理模塊?;谳p量化管理的考慮,我們選擇了致遠,首先就在人力資源管理上進行了嘗試?!焙伪蛘f。

      從人力資源管理來說,涉及到從招聘管理開始一直到入職審批、入職管理、試用期考核到正式員工的績效考核、調崗調薪,最后到員工的離職一系列的流程。在此之前,這些環節所需的數據往往要經歷文件的來回傳遞,也很難形成一個統一的數據庫,更重要的一點,人力資源的效率評估難以量化。

      何彬他們通過致遠系統搭建的人力資源管理系統從一開始就考慮到了聯動的機制:首先在每一年度之初給各個部門觸發部門聯動崗位申請,來形成部門聯動崗位編制庫,這類似于給部門人員編制預算。每一次招聘需求申請,就跟我們人員的預算庫進行一個關聯,實現一個強化的管控。

      接下來,包括智聯招聘、51job這樣的第三方招聘網站與人力資源系統對接,將合適的候選人推薦進入面試、審核流程,這個過程中,候選人的基本信息就已經在系統中記錄。一旦該候選人符合要求被錄用,錄用通知會通過第三方系統推送給求職者。當其入職的時候,HR專員核定通過之后系統自動創建一個OA的帳號。隨后這個賬號將成為該員工后續考核、轉正、績效和崗位變動的數據庫。

      這個初步的改造解決了以往招聘員工的信息散落在各個經手部門的分散狀況,以個人為核心建立基本數據庫為后續的信息更新的觸發、績效考核的評估提供了基礎。

      后續正式員工的績效考核也納入到了系統中。由于評價通過基層領導、中層領導和高層領導的打分來綜合評定,所以何彬和他的團隊設計在每個季度末會根據這個計劃產生一個績效計劃評分的流程,通過員工基本信息檔案來發出績效評估計劃,形成一個績效的臺帳,再觸發一個績效評分流程。

      “聽起來復雜,但是借由致遠流程表單引擎,我們通過一張流程表單和一個基礎臺帳表單實現了從績效計劃、績效申請、績效評估、評分整個流程?!彼f。

      據悉,整個流程從今年6月份開始使用,東方網力第三季度的績效評估就是通過這個系統完成的。

      在從管理人到管理人的數據轉變中,長期存在的考勤管理員甚至都“下崗”了。過去全國各個辦事處的考勤記錄都是管理員將線下手機門禁打卡數據匯總到總公司,現在OA系統直接和門禁系統關聯,各地的門禁打卡信息同步到OA的數據庫當中,再結合移動考勤的人員,通過APP上M1的數據,甚至能看到具體哪一名員工在具體的哪一天打卡的時間,遲到分鐘數。

      “過去這項工作要10幾天,現在一兩天就可以完成了?!焙伪蛘f。

      全周期管理

      在人力資源管理的協同嘗試上,何彬摸索了公司協同平臺和外部系統的對接,以及公司內部在多部門協調中的流程調試,效率的提升也增加了他們繼續推進系統協同的動力。

      據公開的財報顯示,目前東方網力市值將近200億元。2016年Q1到Q3,公司營業收入達到9.32億元,并且比上年同期增長78%。2016年7月,公司定增11.27億元并配套自籌資金總計18.30億元開始投資視頻大數據及智能終端產業化、智能服務機器人等項目。

      大批資金急待應用出去,而每一筆錢的走向都可能關乎最后的效益。在人員管理的協同之后,資產財務的系統管理提上了日程。

      “我們通過了業務生成器搭建了一個預算的臺帳,通過每一個季度或者月度提交財務預算的申報,形成財務臺帳的數據,會結合日常費用報銷、機票預定申請單等等,跟我們預算臺帳進行關聯,實現強制化的管控?!焙伪蚪忉?。

      簡單的說,系統中通過成本中心配置表進行成本劃分,主要劃分是哪些部門屬于成本中心,并對應成本中心的管理員。每一個季度之初,管理員去進行季度預算的填報,并且形成季度的臺帳,再將分配的季度預算和月度預算分配到到各個月當中。這些預算在使用過程中,將報銷單、付款單跟預算臺帳進行相關聯,這樣一來,就可以看到不同的部門預算和實際支出的費用明晰狀況。使用這些費用的部門員工的信息經由HR系統關聯,這樣即使到該員工離職,HR也能很快通過系統了解是否該員工還涉及相應款項的清算,由此決定離職手續的辦理。

      在這種將人、財、物依據項目關聯起來的思想指導下,東方網力在人力資源、財務資源、設備等固定資產資源上分別搭建起來了相互獨立但是互相聯通的數據共享體系。這對于公司的決策者來說,他所能看到的信息就不是單一環節的,而是基于整個項目的全生命周期的同步更新,這對于主要依賴項目推進的軟件企業來說,非常重要。

      “我們2015年10月從上線系統到現在,所有的應用都是在致遠的協同平臺上進行的開發?!焙伪蛘f,即使覆蓋這么大的應用規模,其實投入的人力也只有4~5人。

      一位在烏鎮聽了何彬分享的軟件工程師表示,看了這個案例,說的是功能和任務,但是貫穿的核心是如何解放員工在文件、填表和部門溝通中來回奔命?!耙酝覀冏鲂畔⒒?,習慣于點對點的專業化項目管理,但從應用看,輕量級的集成,應用端單點化、迷你化,后端系統化、集成化才是企業的實際需求?!彼f。

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