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      通號城交:建立強管控、高績效業財一體化管理中臺
      時間:2022-09-02新聞來源:致遠互聯官網瀏覽量:298

      一、案例概述

      通號城交針對自身集團化管理需求和業務管控亟需一套靈活可配、隨需調整的業務系統,一方面采用協同管理平臺實現了集中式管理,在集團層面建立流程和業務的統一規劃和設計,進行組織架構的統一設置和管理,同時進行業務的統一授權;另一方面通號城交以項目管理為主線,通過業務定制實現了采購管理、供應商管理、合同管理、預算和收付款管理等全業務深度應用,全面滿足企業的業務需求和業務場景。

      二、企業簡介

      通號城市軌道交通技術有限公司(簡稱“通號城交”)是國務院國資委管理的中國鐵路通信信號股份有限公司(簡稱“中國通號”)依據其戰略規劃,于2010年5月設立的一級子公司。是中國通號旗下專注于城市軌道交通列車運行控制和信息系統研究的高新技術企業,是中國通號四大系統集成平臺公司之一,代表中國通號承擔城市軌道交通領域系統集成和機電系統總承包業務,是國家發改委最早認定的城市軌道交通信號系統集成企業,擁有信息系統集成及服務壹級、信息系統業務安全服務(CCIA)壹級等資質,通過了國際鐵路行業標準(IRIS)認證,是北京市高新技術企業。

      通號城交依托中國通號強大的系統設計、科研開發、設備制造、施工安裝能力,先后承擔了北京、天津、重慶、長春、大連、青島、合肥、福州、深圳、東莞、佛山、長沙、西安等城市幾十條軌道交通線路的信號及通信信息系統新建及改造項目,積累了豐富的新建及改造項目工程管理、系統設計、產品研發、系統集成、測試驗證及工程實施經驗,能夠為業主提供優質高效的一站式解決方案和服務。

      三、案例難點

      通號城交屬于集團化組織,公司總人數近400人,除了總部設立多個部門以外,下屬有四家分公司和遍布全國的多個項目部。全集團的協同管理平臺采用集中式管理,在集團層面建立流程和業務的統一規劃和設計,進行組織架構的統一設置和管理,同時進行業務的統一授權,各分公司不再建立單獨的業務,也不再設置單獨的管理員。其管理難點主要有以下幾點:

      集團化組織架構需要實現統一管理

      通號城交下屬單位和項目組眾多,并且分散在各地區,需要通過協同管理平臺進行統一管理,實現工作流程、業務流程的互聯互通。下屬單位的系統維護未獨立,需通過集團單位進行統一的流程搭建、組織架構設置、權限劃分等,這就要求協同平臺具備多組織功能,并可以實現集權的管理方式。

      業務管理復雜多變缺少與業務適配的應用系統

      通號城交的主營業務以項目管理為主線,涉及客戶管理、供應商管理、投標管理、合同管理、采購管理、預算管理、收付款管理等業務應用全過程管理,且每個業務之間相關聯,管理過程復雜。一旦業務發生變化,其管理方式也隨之變化,這就需要一套靈活可配、隨需調整的業務系統,不僅能滿足現有的管理需求,也具備擴展性,隨時適應不斷變化的發展需求。

      四、信息化藍圖

      企業信息化管理目標

      ·建設全員應用的協同管理平臺,實現無紙化辦公,提高整體工作效率。

      ·建設全員應用的移動辦公平臺,實現隨時隨地辦公的需求

      降低企業運營成本,提升各分公司以及項目部異地辦公的效率,實現項目文件評審、項目里程碑節點的領導審批、費用報銷等事項的統一管理。

      企業信息化歷程

      ·2011年10月,上線了致遠協同管理平臺、用友的NC系統,使用了包括預算管理、資產管理、財務總賬、HR管理等。協同管理平臺與HR系統實現組織架構同步、消息提醒。

      ·2012年至2013年,致遠協同管理平臺不斷升級迭代,更新到V5-5.6版本,并不斷增加業務應用。

      ·2014年至2015年,上級股份公司進行信息化的統一管理,使用SAP系統實現財務和人事管理,原有NC系統充當數據備查系統。

      ·2017年協同管理平臺升級到V5-6.1SP2版本,業務應用更加深化,基于項目主線實現全過程管理。

      ·2019年協同管理平臺持續建設,并通過致遠的Formtalk實現了資產的掃碼盤點。

      五、關鍵應用場景

      總體應用架構

      通號城交協同管理平臺總體應用架構包含了門戶應用、流程審批、日常行政管理、公文管理、知識文檔管理以及內部溝通協作,同時基于業務定制平臺實現了以項目管理為主線的全過程管理,包括客戶和供應商管理、投標管理、采購管理、合同管理、費用管理以及收付款管理等。

      在組織架構上應用了泛組織管理平臺,實現了外部供應商的自主管理,外部供應商可以進行自身信息資料的維護,并可以更新和上傳資質文件。

      協同管理平臺整體架構

      通號城交建立了整個業務應用空間,通過業務導圖實現了全業務的統一呈現,統一入口和統一管理。通過空間導圖的展示形式,使用戶更加便捷快速的找到相關業務以及主業務相關的其他審批流程,建立了更加友好的用戶體驗。

      總體業務管理空間

      六、關鍵業務應用場景

      供應商管理

      通號城交有500多個供應商,包括一般供應商、合格供應商、項目類供應商和運營類供應商。對于供應商的管理包含供應商的信息錄入、供應商的評審、供應商的考核評價以及供應商信息自行維護管理等。

      供應商新增界面包括供應商的分類信息、是否納入合格供應商的選擇、供應商的基本信息、供應商的相關資質文件供應商的開戶信息等。供應商信息建立之后自動存檔。

      供應商新增界面

      供應商信息表中主要包括基本信息、變更記錄、合同簽訂記錄,全年合同簽署詳情,其中包括已完成和累計的簽署次數、已完成次數、累計次數等。供應商信息表中信息來自多種流程表單,自動更新并且作為日志記錄保存到供應商信息表中。

      同時,實現了部分權限的開放,協同辦公平臺建立了泛組織管理平臺,500多家供應商可以登錄辦公平臺對自身信息內容進行維護,包括對供應商的資質信息和營業執照等資料的編輯,其中對資質等文件設置了時效管理,即在資質即將到期時,系統多方式提醒進行處理。

      通號城交的供應商分為項目應用類供應商、運營管理類供應商兩類,不同的供應商進行評定時所關注的內容不同。在供應商建檔后,對供應商進行評定,如圖所示項目應用類供應商初評評定報告中,供應商名稱從檔案表中進行選擇,自動提取供應商的基本信息。初評評定報告審批表中對該類供應商的審批條款需必填,并且詳細列出評定內容的項目,同時在表單建立之初可以把相關制度文件以附件的形式進行上傳,作為填寫和評審的過程中的參考資料。

      項目應用類供應商初評評定報表審批表

      經過初評評定審核過的供應商,進入到合格供應商庫,否則是一般供應商庫。在采購過程中,對于專業技術要求高、資質要求高和采購金額較大,需要采用合格供應商供貨,否則就是一般供應商,兩類供應商通過標識進行區分。

      通號城交每年會對供應商進行服務評價,包括服務評分、產品質量評分、服務能力和處理及時率的評分,并且設置評價權限,除集團采購部門進行評分以外,項目組也會針對服務內容進行評分,最終按照平均值評定,進行每家供應商的整體評審,依據評審結果進行相關的獎懲措施。

      對于供應商年度信用評價表中的評價項目,建立了相關的評價項目檔案表。在發起評價時,直接從評價項目檔案表中關聯評價項目,無需手動選擇。評價項目主要記錄現有項目組名稱,信用評價表中設置了評價項目的權重計算方法,根據各項評分自動計算總得分,減少手工計算的過程,提高了準確性。

      供應商年度信用評價表

      對于每個供應商的得分情況,系統會自動統計并生成得分匯總表,針對每一個供應商,可以看到不同的評分項目和評分結果,也可以穿透到相關的評價表匯總查看詳細評分內容。

      價值體現:通過致遠業務定制平臺幫助通號城交實現了精細化的供應商管理,從供應商的信息錄入、分類供應商管理和評審、供應商合同簽訂、供應商信息變更,以及供應商的綜合評價等方面實現了供應商的全過程管理。通過供應商管理的深入應用,使通號城交與供應商之間建立起良好的供需合作關系。

      采購管理

      通號城交的采購分為兩大類,一類是公司內部采購,制定年度采購計劃,按照計劃執行;另外一類是把采購數據上報至集團,通過集團統一采購執行。

      對于通號城交內部的采購管理,在年度執行采購計劃中不僅要列出采購物資的明細,而且每種采購物料關聯對應的供應商信息,包括計劃采購時間、建議采購方式等、采購物料金額等信息。采購計劃是按照所輸入或者所導入的采購明細內容形成采購計劃的檔案表,采購計劃檔案會作為后期采購執行的依據。

      采購計劃審批單

      采購執行過程通過簽署采購合同完成,在采購合同的審批單中,需要關聯客戶名稱、供應商名稱、相應的采購物資信息;在采購合同的審批單中,采購合同的主營條款,可通過下拉框的方式進行選擇,不僅可以減少手工輸入的錯誤,使填入的內容更加規范,而且大部分內容設置成必填項,方便條件檢索查詢。

      采購合同審批單

      采購合同審批單與采購的物資信息進行關聯,通過采購物資編號的讀取,直接從采購計劃中關聯采購物資的臺賬信息,無需手工輸入,數據自動關聯,保證了采購計劃與采購執行相匹配,也實現了采購物料的一次錄入多次使用的需求。

      在前期錄入采購計劃時,采購物料明細中包含了每種物料的總金額,即每種物料的年度預算采購額度,在實際采購合同審批時,會輸入每種物料本次采購的使用額度,當采購合同流程審批完成后,該使用額度自動扣減采購物料臺賬中的預算剩余可用額度;當物料的剩余可用額度無法滿足本次采購的需求時,對于物料的采購需要追加,通過采購物料的追加流程實現。

      通號城交的采購管理執行過程中,采購物料不是通過數量進行采購控制的,而是通過物料的金額、已采購物料的預算審批、執行過程中的預算使用、預算自動扣減、預算追加等方式實現采購的有效管控。

      采購合同審批完成后形成采購合同的臺賬信息,其中合同臺賬記錄合同的收付款情況、合同的執行情況,通過合同相關的流程自動更新合同臺賬信息,從而實現采購計劃、采購執行、合同管理、合同收付款等全過程的采購管理業務。

      價值體現:通過致遠業務定制平臺實現了從采購計劃到采購執行的過程性管控,做到了流程的前后關聯,數據的前后打通,并且通過流程自動回寫檔案的功能,實現采購物料預算的自動扣減,減少了手工維護量,并保證了數據的正確性。

      七、整體應用價值

      業務定制深入應用實現主營業務的全面管理

      通號城交以項目管理為主線,通過業務定制平臺實現了采購管理、供應商管理、合同管理、預算和收付款管理等全業務應用,全面滿足企業的業務需求和業務場景。整體的業務管理過程復雜且相互關聯,數據要求一次錄入多次應用,通過致遠業務定制平臺實現了業務邏輯的完整性和一致性,并且在很多業務流程中通過流程觸發、數據關聯和數據回寫等簡化了操作,提升了用戶體驗,實現了數據的互聯互通。

      大集中的管理方式實現了全集團的協同辦公

      通號城交作為多組織模式的集團公司,在實際的日常辦公以及業務應用方面都采用集權管理模式,通過致遠協同管理平臺完美的實現了通號城交的管理訴求,不僅在組織架構上面實現了各單位之間的獨立設置,并且在日常辦公、業務應用、權限管理等方面實現了集團統一設置,統一授權的管理模式,實現了集團公司上下統一的集中式管理。

      八、關鍵成功要素

      公司領導全面支持業務部門全力配合

      協同管理平臺的建設過程得到了公司領導的高度重視和全面支持,在協同平臺上線之后,公司領導要求所有的審批需要線上實現,線下的紙質審批不再應用,從管理制度方面的要求推進了協同平臺的全面應用。隨著平臺在業務層面的深入應用,公司各業務部門也提供了很多很好的業務建議和信息化建議,最終用戶已經完全離不開協同辦公平臺,并且對信息化管理方面的訴求推動了平臺應用的不斷深化,使平臺應用更加完善更加全面。

      業務定制簡單靈活與管理制度完美融合

      致遠業務定制平臺具有靈活可配置,搭建可視化的特征,在實施整個項目管理業務過程中依據制度可以完全落地實現。隨著業務的不斷變化和發展,以及業務部門對產品的熟悉度的提升,在管理流程上也需要進行不斷調整,業務平臺可以與管理完美融合,適應企業的業務發展,這也是其它專業管理系統所不具備的,真正充當了通號城交的協同業務中臺作用。

      實施運維快速上手產品更好服務于業務

      致遠協同管理平臺具有易上手和易維護的特征,通號城交的IT維護人員在建設初期參與平臺的實施建設,并且可以快速掌握業務定制應用,通過后期運維過程中對產品的不斷熟悉和對業務的深入理解,可以使產品更好的服務于業務,也提升了產品和業務的匹配度。通過致遠公司對老客戶管理員的不間斷培訓,以及通號城交IT運維人員的不斷自主學習,致遠協同辦公平臺在通號城交的應用范圍從廣度和深度都得到了提升,也推動項目走向成功。

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