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      黑龍江交投:智慧協同,打造數字化協同運營中臺
      時間:2022-08-31新聞來源:致遠互聯官網瀏覽量:376

      一、案例概述

      黑龍江省交通投資集團有限公司,依托致遠協同辦公管理系統,打造覆蓋全集團的合同管理、三會管理、督辦管理、公文管理、辦公用品管理、固定資產管理等多項特色應用。同時結合致遠協同平臺的豐富接口,實現與安全管理平臺、NCC系統、智慧園區平臺、智慧監理系統、公投數字化管控平臺、檔案管理系統等多家系統集成;實現與企業郵箱、友報賬、薪酬審批等待辦消息集成。將致遠協同辦公系統定位為集團數字化協同運營中臺,實現多端鏈接、數據整合。

      二、企業簡介

      交投集團是全省交通基礎設施建設投融資平臺、交通資本經營和債務管理平臺、東北亞跨境物流貿易平臺、礦產土地資源經營管理平臺。

      交投集團將原交通運輸廳、原省投資集團、上市公司龍江交通所屬企業整合為147戶二、三級子公司。截至2019年末,在冊職工1.5萬余人,總資產2331億元。

      交投集團以“龍江振興先行者,未來交通領航員”為發展使命;以“成為擁有強大資本實力和可持續發展能力的國際一流產業投資集團”為發展愿景。計劃到2025年,也就是到“十四五”末,資產規模爭取突破4000億元,營業收入爭取突破200億元,利潤總額爭取突破10億元,控股3家上市企業。

      交投集團通過“協同一體化、機制市場化、產業資本化、發展科技化、空間全球化”的“五化驅動”核心戰略舉措,著力打造6個核心業務板塊,包括:綜合交通、資產經營、運輸貿易、資源開發、交通科技、產業投資。

      組織架構:

      三、案例難點

      2019年由省國資委牽頭,將原龍江交通等100余家企業整合組建交投集團,集團成立之初,存在各企業間信息化水平參差不齊的問題,個別企業沒有信息化系統,或者已經存在成熟的信息管理系統,集團對各權屬企業缺乏信息化手段管理通道,導致出現信息孤島等問題。本次建設需綜合考慮所有權屬企業的應用和集團管理方面的訴求進行搭建。

      四、信息化藍圖

      1.信息化歷程

      2019年10月項目正式啟動;

      2020年1月上線應用:公文管理、事務管理、會議管理、文化建設、文檔中心、目標管理、防疫物資管理、矚目會議、無紙化辦公。;

      2020年3月上線應用:上線防疫物資管理、防疫公告、現場簽到、移動端防疫空間;

      2020年4月上線應用:督辦管理;

      2020年5月上線應用:集團三會管理、權屬企業三會管理、決策輔助;

      2020年9月上線應用:合同集中管理、法律訴訟管理;

      2021年5月上線應用:合同報表;

      2021年6月上線應用:檔案管理,企業征信集成、財務系統集成、檔案系統集成。

      至今,已全面應用。

      2.信息化藍圖

      集團自2019年1月組建以來,集團領導高度重視信息化工作。為實現構建集團“1+2+N”管理運營架構,基于 1 個大數據中心、2 朵云(公+私),打造涵蓋內部管理和對外拓展應用的 N 個智慧平臺,支撐集團數字化建設、管控體系落地,確定了統一辦公協同平臺四大核心建設目標:

      企業上下互融互通,利用信息化手段支撐集團總部及各級權屬企業協同運作,輔助集團實現戰略目標落地;

      業財一體互融互通,加強業務監管、風險管控,為集團良性發展、穩步前進提供有力工具;

      業務系統互融互通,建設“橫向全流程、縱向一體化”管理模式的統一辦公協同平臺,為集團運營提供決策支撐;

      線上線下互融互通,打破空間、時間對工作處理的限制,實現高效靈活辦公。

      五、關鍵應用場景

      1.統一門戶入口

      集團空間:

      領導空間:

      財務空間:

      個人空間:

      2.公文管理

      致遠互聯公文管理解決方案遵循國家最新的公文管理規范與標準,深度還原實際應用場景,完全模擬手工公文處理的流程,全程留痕、自動套紅、支持手寫簽批和電子簽章, 整個流程十分靈活,以電子化手段全面實現公文的數字化管理。依托協同運營平臺,搭建公文管理平臺,支持多層多級的發文,針對發布、執行、反饋等落實管控要求,并且可以隨時隨地了解公文執行情況,最終實現公文管理一體化、收發一體化、統計分析一體化,確保公文管理嚴謹、高效。

      3.合同管理

      交投合同管理應用范圍廣泛,覆蓋所有權屬二級、三級公司使用,包括供應商申請、客戶申請、項目檔案、合同簽訂申請、合同變更申請、合同維護申請及合同統計等多項內容。同時,與啟信寶深度集成,實現供應商資質信息查詢,以及當客商發生法律風險時,提供主體預警相關功能。

      4.督辦管理

      督辦工作是集團的一項重要工作內容和工作職責。它是決策執行程序中必不可少的重要環節,是確保集團經營路線、方針、政策及重要工作部署落到實處的重要手段。在沒有督辦管理系統時,集團存在“全面掌控難、事項跟進難、決策下達難、進度催辦難、預警告警難”等問題。

      基于此狀況,建立重大事項落實監管系統,通過全方位的流程動態監控以及界面化管理的形式,實現對集團重點事項從部署、分解、執行、匯報、辦結、審核、催辦、延期、終止、反饋以及統計分析的全生命周期管理,確保督辦事項得到堅決有效的貫徹落實。實現會議決策事項、文件督辦事項或領導交辦重要事項快速落地。

      通過督辦管理平臺對各部門進行全方位的督查管理,領導可以全局掌握工作情況,對相關工作進行跟進指導;各督辦單位對各項交辦工作進展情況一目了然,對推進不力的催辦督辦,對快到期、超期未辦結工作以預警提示,增強責任部門的緊迫感;所有督辦任務執行工作都在系統中留下電子痕跡。為集團領導及各級主管部門跟進重大事項落實情況提供有力抓手。

      系統對每個事項辦理時間節點進行了規范,督查工作標準化、程序化。督查督辦管理系統運用信息化手段固化重要會議管理、重要事項督辦管理的管控要求,解決人工催督辦工作難題,提升工作效率,保證工作質量,進而全面提升執行力。通過督辦事項全過程監控能力建設,以及督辦事項規范的建立,有效促進重大事項全面、及時落地。達到重大事項落地的目標明確、責任明確、事項進度進展明確、落地成果明確,并且提供了全過程的可視化。為重大事項的管理改進、精準考核、結果評估提供了科學、有效的依據,為企業科學發展有效賦能。

      5.權屬三會

      一是為集團對權屬企業三會管理的指導,提供了便捷通道。集團對權屬企業三會議題管理建立前期把關機制,使權屬企業三會管理更加正規、合規。通過“權屬三會管理”功能,專業部門審核專業業務,給出專業意見,將各部門和權屬企業建立了協同辦公的工作機制,促進了權屬企業決策依法合規執行,促進了權屬企業治理能力。

      二是對權屬企業三會的獨立運行,提供了經驗基礎。通過“權屬三會”模塊的運行,使權屬企業能夠更加標準的按照制度辦事、按規定辦事,對三會的管理更加規范、精準有力,對未來權屬企業獨立開展三會管理,提升治理能力打下了堅實基礎。

      6.信訪管理

      一是案件及時跟蹤,主動查辦。集團信訪辦快速指導集團各部室及權屬企業的信訪工作,辦理有關單位轉送、交辦、督辦集團處理的信訪事項,追蹤、督促責任單位及時回訪、主動查辦,保障案件責任期限內關閉,化解矛盾于萌芽狀態。

      二是案卷統一管理,以史為鑒。與檔案系統形成通路,案件處理結果統一歸檔,形成信訪檔案,實現管理閉環。對后續同類問題提供借鑒,為處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等提供證據。處理歷史遺留信訪老案更加可靠、精準,避免機構更迭、人員變遷帶來的管理缺失。

      7.法律訴訟管理

      一是規范企業案件管理體系,維護企業合法權益。集團法務部門統一管控案件訴訟全過程,協同集團權屬企業法務人員,對企業訴訟案件進行案件應訴以及法律問題應對,維護出資人和國有企業的合法權益,保障國有資產安全,防止國有資產流失。

      二是做好案件復盤,加強企業風險防范與控制。建立案件復盤機制,分析各類案件,尤其是重大案件的產生因素,積累經驗進而優化管理制度,避免同一性質、類型案件再次發生。

      8.防疫應用

      在2020年疫情防控最關鍵的階段,協同運營平臺低代碼開發,助力防疫應用快速上線。在疫情爆發之初,信息化項目組及時為客戶上線了防疫管理系統,涵蓋了人員出入登記、健康信息上報、防疫物資管理等各項應用,助力交投集團迎堅克難,戰勝疫情。

      9.企業文化

      集團空間為集團打造了宣傳工作的窗口。一是傳達省政府、國資委政策內容,讓集團全員了解國家政策方向;二是公布集團行政文件與黨委的指導思想,為權屬企業工作方向指路;三是傳遞企業文化,縱向落地到每一位員工,提升權屬企業員工歸屬感,增強集團凝聚力。

      10.集成共享

      一是統一各系統登錄入口。以協同辦公平臺為載體,鏈接智慧園區、安全管理平臺、蘇寧易購等業務系統,成為了集團信息化的第一入口,減輕了集團人員記錄各個系統賬戶信息的負擔,為人員在辦公時切換系統提供便利。

      二是實現多個系統數據共享、互通。與財務系統、檔案系統、薪酬系統、企業郵箱等多個系統實現了業務交互。打通信息壁壘,為集團信息化規劃布局,企業數字治理打下基礎。

      三是運維服務共享。集中各系統運維服務,規范運維流程。通過信息化手段有效跟蹤故障處理進展和結果,縮短處理時間,保障集團各業務系統安全、可靠運行。定期對權屬企業管理員進行培訓,提高權屬企業快速解決突發問題的能力,提升集團整體信息化水平。

      六、整體應用價值

      協同辦公平臺為支撐集團日常辦公數字化發揮了重要作用。從近兩年的平臺應用來看,總訪問量160萬余次,移動端訪問量63萬次,充分印證了平臺的應用效果和重要程度,形成了一系列的成果,取得了突出的成績。為促進集團工作制度化、制度表單化、表單流程化、流程數字化的建設目標落地提供了強力支撐。

      七、關鍵成功要素

      信息化建設目標性強

      交投信息中心對于企業信息化建設的目標性十分明確,針對目標設定了信息系統建設規劃和方向。圍繞以集團總部為核心,同時涵蓋各級權屬企業的建設策略,按照集團信息化建設重點及優先級,陸續上線各大應用模塊,每個應用模塊上線前,均有大量的關鍵用戶協助進行測試,保證即將上線的功能完全符合客戶期望的使用要求。交投信息化的成功關鍵在于明確的目標以及客戶的重視及配合,在項目組和關鍵用戶的共同努力下得以建設完成。

      項目團隊具有很強的目標感及業務能力

      整個系統于2019年10月開始啟動,12月底試運行,次年1月公文管理系統正式上線。之后每一個應用模塊均按照之前所規劃的關鍵節點完成,其中項目團隊始終堅定交付的目標和時間點,客戶方項目組成員也以其較強的業務能力,幫助把控方向,并且在模塊建設完成后承擔了部分運維工作,極大減輕了項目組工作上的負擔,有更多的精力投入到項目建設中。

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