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      首頁  >  成功案例  >  流程制造  >  京潤珍珠:協同煉就出的高效企業

      京潤珍珠:協同煉就出的高效企業

      周樹立是國內最大的珍珠專營集團——京潤珍珠的董事長,他經常在國內、國外出差,每次回來最頭疼的問題是處理堆積如山的各種單據和文檔,這些單據和文檔中有些特別著急的,因為他沒及時簽字而耽誤了時間,而審批這些單據也的確要耽誤他不少時間,這種浪費是雙向的,等待簽字的人和簽字人都上火,對于公司而言,這也是效率低下的根源之一,這該怎么辦呢?

      這或許是所有管理者都頭疼的問題,不要小看了一個小小的簽字審批問題,它背后隱藏著經營管理的大問題。為了解決這個問題,2009年,京潤珍珠上了一套協同管理軟件,專門解決這個問題。為了保證軟件的質量和服務,京潤珍珠特意選擇了與協同行業內領軍企業——致遠合作。

      珍珠產品中最有價值的品牌——京潤珍珠

      京潤珍珠,始于1994年,誕生于中國海南省,集珍珠養殖、研發、生產、銷售和文化展示于一體,橫跨珍珠飾品、保健品、化妝品三大行業,是國內最大的珍珠專營集團公司,業務涉及珍珠飾品、珍珠化妝品、珍珠保健品、珍珠養殖以及珍珠深加工等領域,銷售網絡遍及國內各個省區。公司現已擁有了26個市場部和七大分倉,以保證市場的供應和經銷商的服務;5000多家遍布全國的形象終端和專賣店。旗下現有深圳京潤珍珠控股有限公司、海南京潤珍珠生物技術股份有限公司、海南京潤珍珠有限公司、海南京潤珍珠養殖有限公司、海南京潤珍珠博物館有限公司、三亞京潤珍珠文化館有限公司、三亞京潤珍珠研究院有限公司以及深圳京潤珍珠銷售有限公司等。以強大的營銷網絡為支撐,珍珠概念下的諸多產業在京潤品牌下得到了迅速發展,“京潤珍珠”已經成為珍珠產品中最有價值的品牌。

      協同軟件為京潤珍珠締造了什么?

      如此龐大的組織,強大的營銷網絡靠什么來支撐信息的快速流轉?這就是隱藏在“審批問題”背后的問題,致遠協同管理軟件解決的就是這個問題。在京潤珍珠,協同OA軟件的含義有以下幾種:

      1. 顛覆傳統的神奇辦公桌

      致遠協同軟件正式在京潤珍珠上線之后,企業的員工突然發現,他們的辦公方式有了極大的改變。原先滿桌飛的通知、公告不見了,原先需要反復發的傳真不用發了,原先需要一個一個電話溝通、確認的瑣碎事項不用再干了。京潤珍珠的各層領導突然發現,手底下員工不再會忘記做某項工作了。因為現在各項工作都整整齊齊地擺在每個員工的協同桌面上。

      日常辦公中有一種不屬于正式通知但又需要相關人員知曉和表態的事項。在傳統的辦公環境里,解決的辦法是打印出來后傳真到各市場部,簽字后回傳,如果有異議或疑問再通過電話溝通。如此反復不僅大大增加了工作量,也讓電話等其它辦公開支不斷增加,而采用致遠協同軟件之后,寫好內容,選擇好發送對象,點擊“發送”按鈕,傳真、電話的通知就可以免了,有疑問或不同意見可在同一個協同中回復,不僅效率大大提升,也降低了員工的工作強度,節約了辦公成本。

      京潤珍珠曾經做過一個統計,公司深圳總部月用紙量在25000張到30000張。其中行政文員每月打印4000張以上。這是一個相當大的工作量!同時,由此可以計算出僅僅包括紙張、打印機硒鼓、墨粉、傳真電話等打印相關的辦公成本支出就成本不菲。如果再加上全國各地的分支機構,則是一個更龐大的數字。而通過引入致遠協同軟件,這其中大部分的支出,都將得以免去。

      由于致遠協同軟件給企業帶來的變化如此之大,包括海南京潤珍珠生物技術股份有限公司、海南京潤珍珠有限公司等京潤珍珠集團旗下的其他企業,在深圳京潤珍珠銷售有限公司協同軟件上線不多久,都紛紛引進協同系統,原有的辦公固化模式,被迅速打破,協同高效與快速反應,成為京潤珍珠的企業文化之一。

      2. 高效審批的最佳方案

      京潤珍珠銷售公司市場部遍布全國各地,而集團內部的審批原先以紙質審批單為主,以快遞為主要的傳遞方式,這就容易使得銷售公司總部的人,每天忙于收發、簽字確認各種審批單據,難免會出現遺漏、丟失、錯發等情況,也容易出現機構錯發審批給不相關的部門,而且往往一個審批所需要的時間,長達一周到半個月,這無形中讓京潤珍珠的運營成本居高不下。

      而致遠協同管理軟件的引入,讓京潤珍珠有了極大的改觀:利用致遠協同“表單+模板”的方式,將京潤珍珠的原有的紙質審批規范化、高效化、關聯化。在協同上操作,不用擔心審批發到錯誤的部門、不用擔心審批被丟失或遺漏,也不用為審批什么時候能夠審批完而操心,更可以隨時查看審批進度和審批意見,并可在審批協同內對需審批內容進行溝通。由此,提高管理效率,提升管理水平。

      京潤珍珠行政主管信手拈來一個例子:成都辦事處從打報告到總經理簽批僅用了兩天。市場部人員都說:“總部辦事效率太高了!”因為以前像這種簽報沒有十天八天根本不可能。她說:“自從用上協同表單審批后,我們的流程審批,不管是各地市場部還是總部基本上實現了今天申請明天就能到位的情況?!?/span>

      3. 復雜流程變簡單的秘訣

      這是一個申請增加質檢、衛檢報告的事件經過,首先,申請人提出申請,第二步,部門負責人第一次審批并議價,第三步,總部領導審批并加簽相關人員做第二次價格確認,第四步,領導最終確認,這件事在協同中用極短的時間就算辦完了,而表單的背后是怎樣的流程呢?

      這是整個事件在協同軟件中呈現出的流程,非常簡單、清晰,在協同軟件中可視可查,這個流程可以通過申請人或批復人對于事情的判斷來更改,這就是自由流程,它廣泛適用于京潤珍珠日常各項事務中,而這個流程一旦固定也就形成了制度,自由流程和固定流程就組成了協同軟件的二元化工作流,這就是剛柔相濟做管理的道理。

      4.文檔清晰管理的工具

      文檔是記錄公司發展的重要憑證,也是公司各部門重要文件與歸檔的所在地。因此在京潤珍珠單位文檔的管理也是一項很重要的工作。

      京潤珍珠利用協同軟件中的文檔管理功能將以前公用的合同、公司規章制度、學習文檔,以及各種簽報申請進行歸檔與授權管理。如行政部將所有行政類文檔都歸在行政部文件夾下,方便以后統一查找。通過利用后臺表單查詢設置,更可進行簡單的統計查詢分析,并查看相應的明細內容,極大地方便了對公司歸檔文檔的管理和管理工作。

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      協同顛覆傳統的神奇辦公桌,網上審批再也不用紙張亂飛

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