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      首頁  >  成功案例  >  流通與零售  >  吉祥海運:吉祥協同 如意工作

      吉祥海運:吉祥協同 如意工作

      6月9日下午3點,天津吉祥如意海運業務員小王正在電腦上整理資料,突然“?!钡囊宦?, A6協同提醒跳了出來,“李志軍發起協同:拖班通知”。

      小王趕緊點擊提醒查看,“原定于6月12日從天津新港開往日本神戶港的易惠(VEGA TOPAS)V.0916E,由于船舶調整原因而拖班,預計最新集港時間:2009-6-11 08:00 至 2009-6-11 20:00;最新預計開船日:2009-06-14 03:00:00?!?

      小王一看,他有3個客戶5個TUE的貨物都在這條船上了,他將這個拖班協同立即通過與A6集成的EastFax發傳真給客戶,然后又電話和短信的方式通知他的客戶(貨主),告知船拖班的情況,一切都是有條不紊。

      而在小王處理之前,操作員李志軍也同樣從容地,將他從船公司(Carrier)得到的關于易惠(VEGA TOPAS)V.0916E拖班的通知,即刻從致遠A6中發出“拖班通知”協同,將信息傳遞給所有業務員,并將相關信息發布到公司網站上。一切都是那么從容,不用擔心由于信息沒有傳達給所有相關業務人員,造成業務“事故”。

      海運行業比較關注突發事件的管理,突發事件的背后的從容,則是支撐著天津吉祥如意海運公司信息快速流轉的信息系統。

      坐莊企業的信息化建設

      天津吉祥如意國際海運有限公司(以下簡稱吉祥如意)專營由中國天津新港至日本、韓國兩個國家的集裝箱海運運輸業務。在十年時間中,公司已經發展成覆蓋72個日韓基本港和偏港,月均出口3000TEU至日韓,占天津港出口總量20%的行業領導者。用吉祥如意海運電子商務部經理張寶杰的話說,吉祥如意就是莊家,對在日韓航線上的貨運價格具有定價權。

      可任誰也想不到這樣一個行業領導企業,在2004年,其信息化基礎是十幾臺電腦和一臺運行海運管理系統的高配pc版服務器以及一個家用ADSL寬帶,這就構成了整個吉祥如意的全部IT系統架構。

      而張寶杰的到來,則根據企業的發展,為吉祥如意構建了適合其發展的IT系統。從基層做起,張寶杰從采購一臺企業級路由器開始、企業內部網絡和寬帶建設入手,更新ERP系統,部署致遠A6協同、建設企業電子商務系統和專業傳真系統,根據企業當下業務發展現狀和吉祥如意總經理任冬的發展思路,以及同企業內其他領導的不斷溝通,經過5年時間的建設,吉祥如意現如今共有包括貨代ERP、致遠A6協同、U8、EastFax傳真系統、短信中心、電子商務網站、B2B訂艙系統、HR、企業郵箱、企業通訊中心、視頻會議等在內的多套系統,覆蓋了企業各方面信息化需求,并能滿足未來一段時間企業業務發展需要,在業內也較為領先的信息化系統。

      上協同應時而需

      在吉祥如意未上協同軟件之前,員工日常內部工作的溝通主要靠發郵件、MSN等形式進行,外部的溝通主要是傳真、電話,雖然方便但點對點的溝通方式,決定了郵件、電話、IM等溝通方式對于跨部門、跨區域的溝通協作,必定是力所不逮的。跟蹤反饋不及時、信息對稱性差,缺乏規范性的流程和操作體系,這些均與吉祥如意總經理任冬的經營理念是背道而馳的。

      仍以拖班通知為例,在沒有上協同之前,如果遇到了諸如拖班、轉船、停船、換船這樣的突發事件,操作員李志軍的工作將是極為繁忙的,他不僅要安排好涉及其貨物的處理工作,還需要將相關信息通知到每個業務員,不論是短信、電話都需要花不少的時間,如果出現通知不到的情況,那不但會給公司造成經濟損失(吉祥如意承諾對貨物未能及時出運造成的損失提供150萬人民幣的保險賠償保障),更將對吉祥如意的品牌形象造成影響。

      為此,張寶杰同公司總經理任冬經過長談,他們認為公司下一步發展,需要統一步調、統一執行,“但這中間將會產生大量需要協作、協同的信息流”,張寶杰說:“公司到了需要上協同軟件的時候了?!弊罱K,經過多輪的PK,最終在致遠和某外企協同軟件之間,選擇了各方面均占優勢的致遠A6協同管理軟件。

      協同帶來規范管理價值

      “我們公司的特點是對任何軟件,凡是它能觸碰到的東西它是玩命的用,要讓其作用最大化?!睆垖毥苡眠@么一句話來形容吉祥如意公司在信息系統應用上的風格。

      因此,A6協同的引入,張寶杰和系統管理員馮旭作為整個項目負責人,投入了大量精力,使A6協同系統深入到吉祥如意企業整體的運營環境中去?!岸椅覀冇玫暮苌?、很細,只要稍微正式一點的全都是用A6去做?!?/span>

      為此,吉祥如意在A6協同中構建了大量模板協同,例如:“財務編碼”分配、變更海運費及附加費付費方式申請單(日偏航線、日基航線、韓國航線)、無抵押放單申請、拖班通知、換船通知、貨物未上船分析報告等等一系列的表單,涵蓋了從客戶引進—運輸—運費結算—緊急情況處理—事故分析等一系列環節。利用A6“表單+流程”的模板協同形式有效地規范了企業管理審批模式。

      快速定位:相關資料

      客戶價值

      高效審批

      A6協同助力企業“財務編碼”分配、變更海運費及附加費付費方式申請單

      高效辦公

      A6協同助力企業實現無抵押放單申請、拖班通知、換船通知

      及時分析

      A6協同助力企業實現貨物未上船分析報告

      過程管控

      從客戶引進—運輸—運費結算—緊急情況處理—事故分析等一系列環節
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